各乡、镇人民政府，各办事处，市人民政府各部门：
      《项城市人民政府公文处理办法》已经市政府同意，现予以印发，望遵照执行。

二ＯＯ八年四月二十八日

项城市人民政府公文处理办法

      为使我市公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高政府工作效率和办文质量，根据国务院发布的《国家机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、河南省人民政府发布的《河南省行政机关公文处理实施办法》（豫政〔2001〕72号）和《周口市人民政府公文处理办法》（周政〔2007〕40号），结合我市实际，特制定本办法。
      一、受理范围
      市政府受理国务院、省政府、周口市政府及其各部门，各县（市）区政府，本市各乡镇（办事处）以及市政府各部门、直属单位（以下简称各部门），上级驻项城市各企、事业单位发送给市政府的公文。市直归口管理的企、事业单位原则上不直接向市政府报文;如有需要向市政府请示的紧急重大事项，可向市政府报文，同时抄送其主管部门。
      二、受理渠道
      报送市政府的公文，由市政府办公室机要室统一负责接收、运转。凡向市政府行文请示、报告工作，必须用正式文件，且一式3份。乡镇（办事处）由乡镇长（主任）签发，市政府各部门由主要负责同志签发。未经市政府办公室受理的公文，运转中如发生误压、漏办、丢失等情况，由送、接公文人员承担责任。对收到的公文，凡不符合公文处理规定的，应注明理由退回。
      三、传递、办理程序
      市政府办公室机要室对收到的国务院、省政府、周口市政府的机要公文，负责运转、办理；其它公文，要分别予以登记、分类、加签，并由秘书长提出分办或者拟办意见，送有关领导批示后办理。请示类公文由秘书长提出分办或拟办意见，然后呈请有关领导或部门批办和办理。主送“市委并报市政府”的公文，分送有关领导阅知。市委、市政府或者其办公室联合印发的公文，经市政府或者办公室领导审签后，转市委办公室编号、印发。
      市政府办公室有关科室办理的请示、报告和其它公文，经有关领导审理后退机要室。需要呈送其他领导审批或转送有关部门办理的公文，由机要室负责传递。领导之间不横传公文，报送请示、报告等公文的部门不得自传公文，以免延误办理和出现丢失现象。
      四、文件形式
      （一）以市政府名义发布重要政策，部署重要工作，以及对某些重大问题作出的决定、通知等，用《项城市人民政府文件》（代字为“项政”）的形式印发。
      （二）向省政府、周口市政府的请示、报告，提请市人民代表大会或其常务委员会审议的议案，对各乡镇（办事处）、各部门的批复，用《项城市人民政府》（代字为“项政文”）的形式印发。
      （三）与周口市政府有关部门和其它县（市）区政府联系事项、商洽工作，需发公涵，用《项城市人民政府》（代字为“项政文”）的形式印发。
      （四）向周口市级以上的督查报告、领导批示件办理情况、人大代表建议和政协委员提案的答复，用《项城市人民政府》（代字为“项政文”）的形式印发。
      （五）市政府任免干部的通知，用《项城市人民政府任免通知》（代字为“项政任”）的形式印发。
      （六）以市政府名义，由市长签署的行政复议决定，用《项城市人民政府》（代字为“项政复决”）的形式印发。
      （七）以市政府名义，向全市或者一定区域的人民群众公布某项政策、规定和重大事件以及其它需要周知和遵守的事项，用通告的形式印发。
      （八）城乡建设征用土地以及土地权属争议的处理决定，用《项城市人民政府土地管理文件》（代字为“项政土”）的形式印发。
      （九）市政府常务会议决定的事项，用《项城市人民政府常务会议纪要》的形式印发；市政府市长会议决定的事项，用《项城市人民政府市长办公会议纪要》的形式印发。
      （十）经市政府同意，以市政府办公室名义行文的重要会议通知，贯彻上级重要文件的意见，对全市性工作的通知、通报，转发各乡镇（办事处）、各部门的有关重要文件，承办处理的市人大代表建议和政协委员提案，向有关部门询问、答复和商洽具体工作，用《项城市人民政府办公室文件》（代字为“项政办”）的形式印发。
      五、发文原则
      发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。
      （一）凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发公文。
      （二）凡是可以用市政府办公室公文解决的问题，不发市政府公文；可以用便函解决的问题，不发正式公文；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公文。
      （三）属部门职责范围内的事务，部门行文或与有关部门联合行文可以解决的问题，不以市政府、市政府办公室名义行文或批转、转发。
      （四）各部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等，一般不以市政府或市政府办公室名义批转或者转发。重要的，经请示市政府负责人同意，可以在文中注明“经市政府同意”或者“经市政府负责人同意”，仍由部门发文。
      （五）贯彻上级文件，一般的原文转发，不发简单的表态性或照搬照套文件。确需发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。
      （六）已经在会议上作过部署或准备召开会议专题部署的一般不再行文，领导讲话一般不再以文件形式下发。
      六、拟稿和审核
      （一）公文拟稿应简明扼要、观点明确、层次清楚、文理通顺。其中所用的材料、数据、计量单位、人名、地名、时间和引文等，要认真核实，做到规范划一，准确无误。公文中的数字，除序数词、成文时间、约定俗成的词语等必须使用汉字外，其余应使用阿拉伯数码。
      （二）草拟、修改公文，应严格按照国家行政机关公文处理有关规定认真办理。
      各部门报文要求以市政府或市政府办公室名义行文，应负责拟好发文稿，发文稿首页加盖单位公章并由主要负责人签字后，方可报送；同时，要提交行文的依据和重大分歧意见的协商情况。对需要进行修改完善的文稿，市政府办公室应提出修改意见，由主办部门负责修改。拟搞人应注明单位、姓名、电话。文稿一律是初审后的打印搞，超过3页的须软盘备份或发电子邮件（Emal:xcgov@126.com,保密件除外），以便查阅、审核。
      各单位报文时，应根据行文目的提前报送，给市政府留出研究决策的时间。在年度工作会议上下发的公文，应在拟定会议时间15日前报送；在阶段工作会议上下发的公文，应在拟定会议时间7-10日前报送;其他公文应在5-7日前报送；紧急公文应报请市政府秘书长审批，安排专人限时办理。
      （三）拟发的公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍未取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请市政府协调或裁定。经审核不符合上述规定的公文，市政府办公室应退回报文单位。
      （四）草拟公文时，起草人应遵守保密规定，属于国家秘密的，要在拟文稿纸上提出秘密等级、保密期限等初步意见，并标明定密依据，严防失密泄密。
      （五）审核公文的重点是：是否确需行文；是否符合党的方针、政策和国家法律、法规，涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签，密级确定、文字表述、文种使用、公文格式是否符合有关规定。
      （六）实行公文分层次审核把关责任制。市政府办公室收到经过协商、协调的拟稿及有关部门的会审意见等材料后，即进行初审；涉及重要政策或者法律法规问题的，应经市政府聘用的律师协助审核；然后送分管副秘书长（副主任）审核；再送秘书长（主任）审核后，按公文签发的规定呈送有关领导签发。
      七、审批和签发
      以本机关名义制发的上行文，由主要负责人（指行政机关的正职或者主持工作的负责人）签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。
      领导审批公文应表示出同意、不同意或其他具体意见，落款写出姓名和日期。领导审批、签发公文，应用钢笔或毛笔书写，不能用不符合记录、存档要求的书写工具。
      八、运转和催办
      公文的运转应做到准确、及时、安全，不得积压、丢失和疏漏。凡送请领导阅示、审批和市政府办公室办理的公文，有关人员均应严格登记，在保证质量的前提下抓紧办理，严禁让来文单位的同志持件运转。送批公文，如有关领导外出，一般可隔过下传或者送代管领导审批；不能隔过下传或者代批的，视时间要求分别采取等待、专程送批或电话约签的办法。
      凡市政府交办的需报反馈结果的公文，各乡镇、办事处和市政府各部门必须按时限要求回复，并将办理结果连同交办的原件一并报送市政府办公室。凡没有正当理由拖延不办、贻误时机、造成损失的，要追究其主要领导和经办人的责任。
      九、印发和存档
      以市政府、市政府办公室名义印发的公文，本着节约的原则，除印制几份予以存档外，从2008年5月1日起一般不再印制，改为网络传送，并及时在市政府网站上公布。公文登记、印制工作由市政府办公室安排专人负责，存档工作由机要室负责。
      十、答复和查询
      市政府受理的请示、报告，应及时答复办理结果。除正式行文批复或转发外，由市政府办公室机要室根据领导意见或者办文情况分别采取面谈、电话、便函等方式给予答复，答复内容仅限于结论性意见，不得泄露领导的具体指示和详细办理情况。任何单位不得直接找市政府领导同志催办公文，查询办理情况。